Dossier Mairie & Sécurité Kermesse : Le Guide de Survie 2026

Organiser une kermesse en 2026 n'est plus une simple formalité. Entre le plan Vigipirate "Urgence Attentat", les exigences de la commission de sécurité (ERP) et les demandes d'occupation du domaine public, le dossier à remettre en mairie est devenu un véritable parcours du combattant.

Un dossier incomplet ou mal ficelé, c'est le risque d'un refus d'autorisation à 15 jours de l'événement. Catastrophique. Chaque année, des dizaines d'associations voient leur kermesse annulée pour vice de forme.

Ce guide technique détaille pièce par pièce le "Dossier Mairie Parfait" pour valider votre événement du premier coup et dormir tranquille.

1. Le Timing : La Règle des 3 Mois

La première erreur est le timing. Les services techniques municipaux ne sont pas agiles. Voici le calendrier type :

Astuce : Prenez rendez-vous avec le service "Vie Associative" de votre mairie dès le mois de janvier pour connaître leurs exigences spécifiques. Chaque commune a ses particularités.

2. Le Volet "Sécurité & Sûreté" (Vigipirate)

C'est LE point bloquant n°1 depuis 2015. Depuis les attentats, votre dossier doit prouver que vous maîtrisez les flux de personnes et pouvez réagir en cas d'incident.

●Le Plan de Filtrage

Vous devez fournir un plan de masse (imprimez une vue Google Maps ou cadastrale) annoté avec :

• Point d'Entrée Unique : Indispensable. Toutes les autres grilles doivent être cadenassées avec cadenas neufs (pas de clé "perdue dans la nature").
• Zone de Contrôle : Matérialisez une zone tampon de 3m minimum à l'entrée pour l'inspection visuelle des sacs. Utilisez des barrières Vauban.
• Les "Gilets Jaunes" : Prévoyez 2 bénévoles fixes par créneau de 2h pour le filtrage. Ils ne doivent RIEN faire d'autre (pas de vente de tickets). Formez-les à repérer les comportements suspects.
• Plan d'évacuation affiché : Format A3 minimum, plastifié, visible de tous.

Important : Depuis 2024, de nombreuses préfectures exigent une liste nominative des participants pour les événements en enceinte scolaire close. Utilisez la billetterie numérique pour générer ce listing instantanément.

●L'Évacuation (ERP)

Votre plan doit aussi montrer :

• Les issues de secours (dégagées en permanence, pas de stand devant !). Minimum 2 issues pour 300 personnes.
• L'accès pompier (voie engin) : 3.50m de large, toujours libre. Pas de voiture garée "juste 5 minutes".
• L'emplacement des extincteurs (1 pour 200m² + 1 par stand de cuisson). Vérifiez les dates de révision !
• Le point de rassemblement en cas d'évacuation (cour de récré, parking).

●Numéros d'Urgence

Affichez près de la caisse centrale :

• Pompiers : 18 / SAMU : 15 / Police : 17
• Numéro du responsable sécurité de l'association (téléphone personnel).
• Médecin de garde local.

3. Le Volet "Hygiène & Alimentaire"

Si vous vendez de la nourriture, vous êtes responsables en cas d'intoxication alimentaire collective (TIAC). La DDPP (Direction Départementale de la Protection des Populations) peut passer à l'improviste.

●La Chaîne du Froid

Le dossier doit mentionner votre équipement de manière précise :

• "Nous disposons de 3 réfrigérateurs sur site (marque X, capacité Y litres) + 1 camion frigorifique loué chez [nom du prestataire]."
• "Relevé de température effectué matin (8h) et midi (12h) sur feuille d'émargement signée par le responsable restauration."
• Les températures cibles : +4°C max pour les produits frais, -18°C pour les surgelés.

●Les "Interdits" Culinaires (À Bannir Absolument)

Pour simplifier votre dossier et éviter les foudres de la DDPP :

• ❌ Bannissez : Mayonnaise maison (risque salmonelle), œufs crus (tiramisù, mousse au chocolat), crèmes pâtissières non industrielles, viandes hachées fraîches non cuites à cœur, gâteaux à la crème non réfrigérés.
• ✅ Privilégiez : Produits cuits à cœur (saucisses, merguez bien grillées), produits secs (chips, biscuits), sauces industrielles en dosettes individuelles, gâteaux secs, fruits entiers.

●L'Hygiène des Manipulateurs

• Les bénévoles au stand nourriture doivent porter des gants jetables (changés toutes les 30 min) et des charlottes.
• Point d'eau à proximité obligatoire pour le lavage des mains.
• Attestation de formation HACCP du responsable restauration (formation en ligne, 14h, ~50€).

4. Le Volet "Administratif Pur"

●La Demande de Débit de Boissons

C'est le Cerfa n°11542*05 (téléchargeable sur service-public.fr).

• Limite légale : 5 autorisations par an et par association (Article L.3334-2 du Code de la Santé Publique).
• Délai : À envoyer 15 jours minimum avant l'événement (mais faites-le à J-90 avec le reste).
• Affichage : L'autorisation doit être affichée sur le lieu de vente le jour J.

●L'Attestation d'Assurance

Votre contrat "Responsabilité Civile Association" classique ne suffit parfois pas si vous montez des structures (scène, chapiteau).

• Demandez une "Attestation Extension Kermesse" à votre assureur. Coût moyen : 50-100€.
• Vérifiez la clause "Dommages aux biens confiés" (si on vous prête du matériel sono).
• Vérifiez la couverture "Intoxication Alimentaire" (TIAC).
• Détails sur les couvertures dans notre guide assurances.

●La SACEM (Si Musique)

Si vous diffusez de la musique (DJ, playlist Spotify, groupe live), vous devez une redevance SACEM.

• Forfait "Manifestation de Bienfaisance" : Tarif réduit ~80-150€ pour les associations.
• Déclaration : sacem.fr au moins 15 jours avant.
• Alternative : Utilisez uniquement des musiques libres de droits (mais c'est moins festif).

5. Le Dossier "Structures Gonflables" (Le Piège)

C'est le dossier dans le dossier. Les structures gonflables sont la première cause d'accident grave en kermesse (enfants éjectés, effondrement). Les mairies sont ultra-vigilantes.

Si vous louez un château gonflable, la mairie exigera :

1. Le certificat de conformité de la structure (norme NF EN 14960). À demander au loueur PAR ÉCRIT. Refusez tout loueur qui ne fournit pas ce document.

2. L'attestation d'assurance RC du loueur : Elle doit vous couvrir en tant qu'utilisateur.

3. L'attestation de montage : Si vous le montez vous-même, vous engagez VOTRE responsabilité pénale. Exigez le montage par le loueur professionnel.

4. L'ancrage au sol : Obligation de 6 points d'ancrage de 50kg minimum ou piquets de 80cm. Le "lestage avec des sacs de sable" est souvent refusé.

5. La fiche de surveillance : Un adulte dédié surveille la structure en permanence. Il régule le nombre d'enfants (âge et poids max affichés) et évacue en cas de vent (> 38km/h = évacuation immédiate).

6. Les Erreurs Fatales (Ce Qui Fait Refuser Votre Dossier)

Après avoir discuté avec des dizaines de responsables de mairie, voici les 5 erreurs qui déclenchent un refus systématique :

1. Le dossier incomplet : Il manque UNE pièce ? Retour à l'envoyeur, délai de 3 semaines perdu.

2. Le plan de masse illisible : Une photo floue de Google Maps ne suffit pas. Annotez clairement.

3. Pas de référent identifié : La mairie veut UN numéro de téléphone portable joignable le jour J.

4. L'oubli de la SACEM : Si la mairie apprend que vous avez mis de la musique sans autorisation, c'est le refus l'année suivante.

5. Le mensonge sur le nombre de personnes : Si vous dites 200 et qu'il y en a 500, c'est la fermeture administrative immédiate.

Checklist Récapitulative du Dossier Mairie

Pour ne rien oublier dans l'enveloppe (ou le mail) :

• [ ] Courrier de demande d'autorisation d'ouverture au public (AOM).
• [ ] Formulaire Débit de Boissons (Cerfa 11542*05).
• [ ] Plan de masse avec entrées/sorties et extincteurs.
• [ ] Attestation d'Assurance RC Organisateur à jour (avec extension kermesse).
• [ ] Notice de sécurité (Plan Vigipirate : filtrage, surveillance, évacuation).
• [ ] Descriptif des stands (notamment cuisson gaz/élec, puissances).
• [ ] Certificats de conformité des structures gonflables (le cas échéant).
• [ ] Autorisation SACEM (si musique).
• [ ] Liste des bénévoles avec rôles assignés.
• [ ] Numéro de téléphone du responsable le jour J.

FAQ : Vos questions fréquentes

●Combien de temps avant la kermesse faut-il déposer le dossier mairie ?

Idéalement 3 mois (J-90). Le délai minimum légal pour un débit de boissons est de 15 jours, mais les services techniques et la commission de sécurité ont besoin de 45 à 60 jours. N'attendez jamais la dernière minute.

●Faut-il obligatoirement passer devant la commission de sécurité ?

Uniquement si votre événement accueille plus de 300 personnes simultanément OU si vous installez un chapiteau de plus de 50m². En dessous de ces seuils, une simple déclaration suffit généralement.

●Peut-on vendre de l'alcool fort (whisky, rhum) à la kermesse ?

Non, jamais. Seules les boissons du Groupe 3 (bière, cidre, vin, champagne) sont autorisées avec le Cerfa 11542*05. Les spiritueux (Groupe 4 et 5) sont strictement interdits pour les débits temporaires associatifs.

●Que faire si la mairie refuse notre dossier ?

Demandez immédiatement les motifs par écrit. Souvent, c'est une pièce manquante. Vous avez généralement 15 jours pour compléter. En cas de désaccord, saisissez le Défenseur des Droits ou l'élu en charge de la vie associative.

●L'école peut-elle nous prêter sa cour sans autorisation ?

Non. Même si l'école/mairie vous "prête" la cour, VOUS restez responsables de la sécurité. Vous devez quand même déposer une demande d'occupation temporaire du domaine public.

📚 À lire aussi : Comment organiser une kermesse réussie | Budget prévisionnel | Guide assurances APE