Trésorier d'association : Le Guide de Survie (Édition 2026)

On vous a désigné "Trésorier" lors de la dernière AG car vous êtes "bon en chiffres" ou simplement parce que personne d'autre ne voulait lever la main ?

Pas de panique.

La comptabilité d'une association de parents d'élèves (APE/APEL) n'est pas de la physique quantique. C'est de la rigueur et de la méthode. Ce guide a été conçu pour transformer le "cahier à spirales" en une gestion professionnelle et sereine.

Partie 1 : Vos Obligations Légales (Ce qu'on ne vous dit pas)

Contrairement aux entreprises, une petite association Loi 1901 n'a pas l'obligation de tenir une comptabilité "commerciale" (partie double), SAUF si :

• Elle reçoit plus de 153 000€ de subventions (peu probable pour une APE).
• Ses statuts l'imposent (Vérifiez vos statuts ce soir !).

●La Comptabilité "Recettes / Dépenses" (Trésorerie)

Pour 99% des APE, une comptabilité de trésorerie suffit.

Le principe : On note tout ce qui entre et tout ce qui sort de la banque et de la caisse.

La règle d'or : À tout moment, Solde Banque Réel = Solde Banque Comptable.

●La Responsabilité du Trésorier

Attention : Même bénévole, vous êtes responsable des fonds.

• Interdit : De mélanger l'argent de l'asso avec votre compte perso (même "pour dépanner").
• Interdit : De faire des chèques en blanc.
• Obligatoire : De Conservez TOUS les justificatifs (Factures, notes de frais) pendant 10 ans.

📚 À lire aussi :

• Construire votre Budget Prévisionnel
• Le guide du Reçu Fiscal

Partie 2 : Le Kit de Démarrage 2026

Oubliez le grand livre papier. Voici ce qu'il vous faut :

●1. La Banque

Il vous faut un compte bancaire dédié. Changez les mandats dès l'élection.

• *Astuce* : Demandez l'accès "Consultation" pour le Président. La transparence protège tout le monde.

●2. Le Classeur des Justificatifs

Même à l'ère du numérique, gardez un classeur physique ou un Drive organisé :

• Onglet "Banque" (Relevés mensuels).
• Onglet "Achats / Factures" (Classés par date).
• Onglet "Recettes" (Bordereaux de remise de chèques).

●3. L'Outil de saisie

• Niveau 1 (Débutant) : Le cahier Excel. Gratuit mais dangereux (formules cassées, pas de sauvegarde).
• Niveau 2 (Pro) : Un logiciel de gestion d'événement comme Kermesseo.
• Catégorisation automatique des recettes et dépenses.
• Calcul instantané de la rentabilité de chaque action.
• Centralisation des justificatifs (plus de factures perdues).

Partie 3 : Les Catégories (Le Plan Comptable Simplifié)

Pour que votre bilan soit lisible en AG ("On a dépensé combien en chocolats ?"), ne notez pas juste "Carrefour" ou "Amazon". Utilisez des catégories analytiques.

●Les Recettes (L'argent qui rentre)

• Adhésions : Les cotisations des familles.
• Ventes : Chocolats, Sapins, Photos de classe.
• Kermesse : Une ligne dédiée car c'est un gros budget.
• Subventions : Mairie ou autres.
• Dons : Attention à bien les séparer pour les reçus fiscaux.

●Les Dépenses (L'argent qui sort)

• Achats Stock : Ce que vous allez revendre (Boissons, Lots).
• Frais Généraux : Assurance, Banque, Logiciels (Kermesseo), Papier.
• Dons à l'école : Le chèque que vous faites à la coopérative scolaire (votre but ultime !).

Partie 4 : Les 3 Règles de Sécurité Financière

●Règle #1 : La Double Signature

Pour tout décaissement supérieur à 500€, exigez la signature (ou validation email) du Président. Cela vous couvre en cas de litige.

●Règle #2 : Pas de Cash à la Maison

Après une kermesse, ne gardez pas 3000€ en liquide chez vous le week-end.

• Déposez-le dans le coffre de nuit de la banque.
• Ou répartissez la somme entre 3 membres du bureau (avec reçus signés) jusqu'au lundi.

●Règle #3 : Le Rapprochement Bancaire Mensuel

Chaque 1er du mois, prenez votre relevé bancaire et pointez les opérations dans votre logiciel.

• *Différence de 0€ ?* Bravo.
• *Différence ?* Cherchez l'erreur tout de suite. Dans 6 mois, vous aurez oublié ce virement de 12,50€.

Synthèse : Le Calendrier du Trésorier

• Septembre : Encaisser les adhésions (Gros rush). Vérifier le budget prévisionnel.
• Janvier : Envoyer les reçus fiscaux des dons N-1.
• Juin : Gérer la caisse de la kermesse (Fonds de caisse en petite monnaie !).
• Juillet : Clôturer les comptes, sortir le Bilan Financier, préparer l'AG.
• Août : Dormir.

La compta vous donne des sueurs froides ?

Kermesseo centralise la trésorerie de vos événements. Les ventes (HelloAsso) remontent automatiquement, et vous saisissez les dépenses en quelques clics. Le résultat est net, sans calculatrice.