Bilan de Fin d'Année APE/APEL : Clôture Comptable, AG et Préparation de la Passation

L'année scolaire touche à sa fin. La kermesse est passée, les derniers événements sont clôturés, et une question se pose : comment bien terminer l'année associative avant les vacances ?

Entre clôture comptable, préparation de l'AG, élection du nouveau bureau et passation des dossiers, le mois de juin est un marathon administratif. Ce guide vous accompagne étape par étape pour une transition fluide et professionnelle.

1. Le Calendrier de Fin d'Année (Mai-Septembre)

●Vue d'Ensemble

●Pourquoi Ne Pas Reporter à Septembre ?

• Les parents "sortants" partent (CM2 → 6ème).
• La mémoire s'efface pendant les vacances.
• Le nouveau bureau a besoin d'être opérationnel dès la rentrée.

Règle d'or : Que l'AG soit tenue fin juin ou début septembre, le bilan doit être bouclé avant les vacances.

2. Le Bilan Financier : Ce Que Doit Préparer le Trésorier

●Les Documents à Produire

#### 1. Le Compte de Résultat

Synthèse des recettes et dépenses de l'année :

#### 2. L'État de la Trésorerie

Solde des comptes au 30 juin :

• Compte courant : X €
• Livret A associatif (si existant) : Y €
• Caisse (espèces) : Z €
• Total disponible : X + Y + Z €

#### 3. Le Rapprochement Bancaire

Vérifier que le solde comptable = solde bancaire. Si écart, expliquer (chèques non encaissés, etc.).

●Les Outils pour Simplifier

Avec Kermesseo (plan Essential+), le bilan financier est quasiment automatique :

• Récapitulatif par source (Cotisations, HelloAsso, Événements).
• Export Excel prêt pour l'AG.
• Pièces jointes archivées (justificatifs, factures).

3. Le Rapport Moral : Ce Que Doit Préparer le Président

●Définition

Le rapport moral est le récit de l'action du bureau pendant l'année. Contrairement au bilan financier (chiffres), c'est une synthèse qualitative.

●Structure Type

1. Introduction : Composition du bureau, contexte de l'année.

2. Actions réalisées :

• Événements organisés (dates, participation, succès/difficultés).
• Projets financés (sorties, équipements, spectacles).
• Partenariats noués.

3. Vie associative :

• Nombre d'adhérents.
• Participation des parents.
• Communication (outils utilisés, retours).

4. Difficultés rencontrées : Transparence appréciée.

5. Remerciements : Bureau, bénévoles, enseignants, partenaires.

6. Perspectives : Ce qui reste à faire, suggestions pour le futur bureau.

●Conseils de Rédaction

• Restez factuel : Pas de langue de bois, mais pas de règlement de comptes.
• Chiffres clés : Nombre d'événements, de participants, de bénévoles mobilisés.
• Photos si possible (illustre le dynamisme).
• 2-3 pages maximum : Synthétique et lisible.

4. L'Assemblée Générale : Le Moment Clé

●Pourquoi l'AG Est Obligatoire ?

L'AG annuelle est imposée par les statuts de toute association loi 1901. Elle remplit 3 fonctions :

1. Approbation des comptes (vote du quitus au Trésorier).

2. Approbation du rapport moral (vote du quitus au bureau sortant).

3. Élection du nouveau bureau (si renouvellement).

●Convoquer l'AG : Les Règles

• Délai : Vos statuts précisent le délai minimum (souvent 15 jours).
• Moyens : Email, courrier, affichage. Gardez une preuve d'envoi.
• Ordre du jour : Obligatoire (rapport moral, rapport financier, élections, questions diverses).
• Quorum : Certains statuts exigent un minimum de présents/représentés.

Avec Kermesseo (plan Pro), vous pouvez générer automatiquement la convocation à l'AG avec les informations pré-remplies.

●Déroulement Type

1. Ouverture par le Président.

2. Lecture et vote du rapport moral.

3. Lecture et vote du rapport financier (par le Trésorier).

4. Vote du quitus au bureau sortant.

5. Élections : Appel à candidatures, vote.

6. Questions diverses.

7. Clôture (et pot de l'amitié !).

●Le PV d'AG

Le Procès-Verbal doit être rédigé par le Secrétaire et archivé :

• Date, lieu, heure.
• Nombre de présents/représentés.
• Résumé des débats et résultats des votes.
• Composition du nouveau bureau élu.
• Signatures (Président sortant + nouveau si différent).

Avec Kermesseo (plan Pro), le générateur de PV d'AG vous propose un modèle prêt à compléter.

📚 À lire aussi : Réussir la passation du bureau APE/APEL

5. Les Votes : Quitus et Élections

●Le Quitus : Définition

Le quitus est la validation par les adhérents de la gestion du bureau sortant. C'est un acte de décharge de responsabilité.

• Quitus accordé : Le bureau est libéré de toute responsabilité pour l'exercice écoulé.
• Quitus refusé : Rare. Signifie un désaccord grave. Le bureau reste responsable.

●Les Élections du Bureau

Si le bureau est renouvelé :

1. Appel à candidatures (fait en amont ou le jour de l'AG).

2. Présentation des candidats.

3. Vote (à main levée ou bulletin secret selon les statuts).

4. Proclamation des résultats.

Astuce : Encouragez les candidatures avant l'AG pour éviter le silence gêné le jour J.

6. La Passation : Transmettre le Savoir

●Pourquoi C'est Crucial

Un nouveau bureau qui repart de zéro = 3-6 mois de perte de temps. Une bonne passation = efficacité immédiate.

●Le Dossier de Passation

Préparez un document (physique ou numérique) contenant :

●La Réunion de Tuilage

Organisez une rencontre physique entre bureau sortant et entrant :

• Durée : 2-3h.
• Tour des dossiers en cours.
• Questions/réponses libres.
• Remise des clés (casier à l'école, matériel).

Avec Kermesseo : Toutes les données (adhérents, événements, comptabilité) sont déjà dans l'outil. Il suffit de transférer les droits d'accès au nouveau bureau. Le "debriefing" de chaque événement est transmis automatiquement.

📚 À lire aussi : Guide complet de la passation de bureau

7. Les Documents à Archiver

●Conservation Légale

●Où Archiver ?

• Coffre-fort numérique : Google Drive, Dropbox, ou Kermesseo (plan Pro).
• Classeur physique à l'école (avec accord de la Direction).
• Email dédié de l'association (évitez les emails personnels).

8. Préparer la Rentrée Suivante

●Avant les Vacances

• [ ] Bilan financier clôturé.
• [ ] AG tenue (ou date fixée pour septembre).
• [ ] Nouveau bureau élu (ou candidatures lancées).
• [ ] Dossier de passation préparé.
• [ ] Accès numériques listés.

●À la Rentrée de Septembre

• [ ] Réunion de tuilage réalisée.
• [ ] Café de rentrée organisé.
• [ ] Campagne d'adhésion lancée.
• [ ] Calendrier des événements défini.
• [ ] Nouveaux parents intégrés.

📚 À lire aussi : Comment accueillir les nouveaux parents

9. Les Erreurs à Éviter

●Erreur 1 : Reporter Indéfiniment

"On fera l'AG en septembre..." Et septembre passe, puis octobre... Les membres sortants sont partis, la mémoire s'efface.

●Erreur 2 : Passation Orale Uniquement

"Je t'expliquerai tout de vive voix." Résultat : le nouveau perd 6 mois à redécouvrir ce qui existait déjà.

●Erreur 3 : Pas de Quitus Formalisé

Sans vote du quitus inscrit au PV, le bureau sortant reste légalement responsable des comptes.

●Erreur 4 : Oublier les Accès Numériques

Le compte HelloAsso lié à l'email perso de l'ancien Trésorier qui a déménagé ? Catastrophe garantie.

●Erreur 5 : Ne Pas Remercier

Le bureau sortant a donné de son temps bénévolement. Un mot de remerciement public à l'AG est le minimum.

FAQ : Vos Questions sur le Bilan de Fin d'Année

●L'AG peut-elle se tenir en septembre ?

Oui, c'est même courant. Beaucoup d'APE tiennent leur AG dans les 2 premières semaines de septembre. L'essentiel est de respecter le délai de convocation (15 jours) et de boucler les comptes avant les vacances.

●Que faire si personne ne veut reprendre le bureau ?

Situation malheureusement fréquente. Solutions :

• Communiquer en amont (pas la veille de l'AG).
• Proposer des rôles allégés (co-présidence, tâches partagées).
• Faire appel aux "nouveaux parents" (PS, CP) qui ont des années devant eux.
• En dernier recours : la mise en sommeil de l'association est possible.

●Le Trésorier peut-il refuser de transmettre les comptes ?

Non. Les comptes appartiennent à l'association, pas au Trésorier. En cas de blocage, le nouveau bureau peut demander les relevés directement à la banque (avec le PV d'AG de nomination).

●Faut-il faire certifier les comptes par un expert-comptable ?

Non, sauf si :

• Vos statuts l'exigent.
• Vous dépassez certains seuils (subventions > 153 000€, salariés, etc.).
• Pour une APE classique, le vote du quitus par l'AG suffit.

●Combien de temps garder les anciens documents ?

• 10 ans pour tout ce qui est comptable et contractuel.
• Illimité pour les statuts et PV d'AG.
• Avec un coffre-fort numérique, l'archivage ne coûte rien.

●Comment gérer les reçus fiscaux (CERFA) de fin d'année ?

Les CERFA pour les dons de l'exercice doivent être émis avant le 31 mars de l'année suivante (pour la déclaration fiscale des donateurs). Avec Kermesseo (plan Pro), la génération est automatique.

Conclusion : Une Fin d'Année Réussie = Une Rentrée Sereine

Clôturer une année associative demande de la rigueur, mais ce n'est pas insurmontable. En vous y prenant dès mai-juin, vous évitez le stress de septembre et offrez au nouveau bureau une base solide pour démarrer.

Les clés :

• Anticiper : Bilan financier prêt avant les vacances.
• Documenter : Dossier de passation complet.
• Formaliser : AG avec votes et PV archivé.
• Transmettre : Réunion de tuilage avec le nouveau bureau.

Et surtout, remerciez-vous ! Que vous restiez ou que vous passiez la main, vous avez contribué à la vie de l'école. Bravo.

Prêt à clôturer l'année en beauté ?

Kermesseo vous accompagne avec le générateur de convocations AG, le générateur de PV, l'export comptable et le coffre-fort documents.